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Wichtige Informationen

Buchführung 2.0

GoBD: Buchführung 2.0.

Mit den "Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung von Büchern" hat das Bundesministerium für Finanzen endgültig der Buchführung mit Excel und Numbers den Riegel vorgeschoben. Spätestens zum 1. Januar 2017 mussten die Anforderungen umgesetzt werden. Was das für Buchhaltungsprogramme bedeutet, verrät unser Artikel.

Im Januar 2015 veröffentlichte das Bundesministerium für Finanzen in einem Rundschreiben seine Grundsätze, abgekürzt mit GoBD. Sie lösen die vorher angewendeten Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) ab und mussten spätestens zum 1. Januar 2017 von allen Unternehmen umgesetzt sein. Wer das bisher versäumt hat, sollte sich beeilen. Denn im Kern kann das bedeuten, dass das Finanzamt im Rahmen einer Betriebsprüfung die gesamte Buchhaltung verwirft und mit eigenen geschätzten Zahlen arbeitet.

GoBD gibt engere Vorgaben.

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Vieles von dem, was in dem Rundschreiben erwähnt wurde, ist nicht so richtig neu. Dafür gibt das Ministerium an vielen Stellen präzisere Angaben, als es die vorherigen Vorschriften getan haben. Das hat unmittelbare Auswirkungen auf den Alltag. Im Kern sind dies die Kernaussagen der GoBD:

Datensicherheit und Unveränderbarkeit: Alle erfassten Daten müssen, zum Beispiel durch regelmäßige Sicherung oder Historisierungen, wirkungsvoll vor Verlust und einer nachträglichen Änderung geschützt sein. 

Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Die (digitale) Dokumentation der Geschäftsvorfälle muss durch einen sachkundigen Dritten nachvollziehbar sein. Es muss nachgeprüft werden können, wie sich Buchungen auf die Bilanz des Unternehmens auswirken. 

Vollständigkeit: Die erforderlichen Daten müssen lückenlos vorhanden sein. So gehören zu einem Geschäftsvorfall möglicherweise auch E-Mails, die den Status eines Geschäftsbriefes haben, etwa wenn ein Auftrag per E-Mail eingetroffen ist oder bestätigt wurde. Diese Dokumente müssen gemeinsam mit der Buchung abgelegt werden. 

Zeitgerecht: In der GoBD wurde erstmals auch eine Frist für das Verbuchen von Belegen genannt. Zehn Tage gelten hiernach als unbedenklich. Auf der einen Seite bedeutet dies, dass möglichst rasch gebucht werden sollte. Auf der anderen Seite muss auch dokumentiert werden, dass dies getan wird. Und das gelingt dadurch, das eingehende Dokumente ein Datum der Erfassung tragen. Hier helfen elektronische Systeme natürlich durch eine automatische Protokollierung. 

Ordnung: Die Aufzeichnungen müssen so organisiert sein, dass ein Dritter sich schnell einarbeiten und die Lage des Unternehmens in angemessener Zeit überblicken kann. Dazu dienen Konten- und Buchungsübersichten. Im Falle einer Betriebsprüfung sollten die Daten im passenden Format für die Finanzbehörden ausgegeben werden können. 

Unveränderbarkeit: Im Grundsatz dürfen laut GoBD Daten nicht geändert werden. Bearbeitungsschritte müssen daher deutlich kenntlich gemacht werden. Gut ist es, wenn ein eingesetztes Programm die Daten etwa bei der Übermittlung der UmSt-Voranmeldung auch festschreibt.

Achtung digitale Unterlagen.

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Dokumente, die aufbewahrt werden müssen, sind grundsätzlich im Originalformat aufzubewahren. Das bedeutet in der Praxis, dass etwa Rechnungen, die elektronisch zugestellt worden sind, zum Beispiel via E-Mail als PDF, auch im Original aufzubewahren sind. Sie dürfen sich natürlich einen Ausdruck anfertigen, aber das PDF muss über den Aufbewahrungszeitraum, also üblicherweise zehn Jahre, nach den oben bereits ausgeführten Kriterien gespeichert werden. Ein Medienbruch ist unzulässig. Es darf also beispielsweise keinesfalls das PDF einfach ausgedruckt und die Datei gelöscht werden. 

Da die Buchführung ja vollständig sein muss, dürfte es übrigens einfacher sein, wenn Belege aus Papier dann digitalisiert werden, um am gleichen Speicherort abgelegt zu werden. Gegenüber den Finanzbehörden ist stets das Unternehmen verantwortlich, nicht ein externer Dienstleister. Bevor also aus einer Papierrechnung ein PDF (oder auch eine andere bildhafte Aufzeichnung) entsteht, muss geprüft werden, ob es vollständig und vor allen Dingen lesbar erfasst worden ist. 

GoBD-Zertifikate - kein Selbstläufer.

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Natürlich haben sich viele Softwarehersteller auf das Thema GoBD gestürzt und versprechen, ein Zertifikat vorlegen zu können. Das Zertifikat allein sorgt aber nicht dafür, dass die Buchführung dann auch automatisch den Anforderungen nach GoBD entspricht. Einfachstes Beispiel: Der Unternehmer bucht seine Belege nicht zeitnah. Das entspricht nicht dem Prinzip der Ordnung, selbst wenn seine Software sonst alle Voraussetzungen erfüllt. 

Unternehmer, die sich mit dem Thema GoBD bisher nicht beschäftigt haben, sollten sich jetzt möglichst rasch die Hilfe von Experten holen und auch mit einem Steuerberater sprechen. Bei der Auswahl einer passenden Software unterstützen wir Sie gern!

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