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Scan-Apps für iOS

Hat der Desktop-Scanner ausgedient?

Das iPhone macht bestechend gute Fotos. Das ist bekannt. Was liegt da näher, als die Kamera des Smartphones für das Scannen von Dokumenten zu verwenden? Aber taugen die Apps tatsächlich für den Business-Bereich? Machen sie Desktop-Scanner vielleicht sogar überflüssig?

Die Vorlage flach auf den Tisch legen, das iPhone ausrichten und auf den Auslöser drücken. Fertig ist die mobile Lösung für die Digitalisierung von Dokumenten aller Art. So jedenfalls das Versprechen der Entwickler. Aber wie steht es um die Praxistauglichkeit solcher Apps im Geschäftsleben?

Herausforderung OCR.

Wer das papierlose Büro einführen möchte, kann mit dem Foto des Dokuments allein nichts anfangen. Er benötigt auch den Text, damit dieser durchsuchbar wird. Ohne die optische Zeichenerkennung (OCR) kann Spotlight den Inhalt nicht klassifizieren. Nun ist das iPhone zwar mit ordentlich Rechenpower ausgestattet. Aber für die Bearbeitung per OCR reicht die Hardware trotzdem nicht aus. So lagern alle Apps diesen Prozess in die Cloud aus. Das Smartphone erledigt die Aufnahme und den späteren Zugriff auf die Dateien. Der Server des Anbieters den Rest. Dies sollten alle Anwender berücksichtigen, die sich mit dem Gedanken tragen, den lokalen Scanner einzumotten.

Die Bearbeitung des gescannten Dokuments benötigt etwas Zeit. Das ist aber bei einer klassischen Scanner-Installation am MacBook oder iMac auch nichts anderes. Bei einem mobilen Scanner kommt einem dies häufig nur etwas länger vor.

Wenig Einflussmöglichkeiten auf das Scannen.

Mobile Scanner arbeiten eher nach dem berüchtigten Blinker-Prinzip. Es klappt hervorragend, oder die Erkennungsrate des OCR-Vorgangs ist lausig. Das liegt dann an der Qualität der Aufnahme. Während professionelle Scanner entweder eine eigene App für das Einlesen mitbringen oder auf die Importfunktion von Preview unter macOS setzen, sind die Einflussmöglichkeiten auf den Scanvorgang beim mobilen Gerät stark vom jeweiligen Entwickler abhängig. Die Helligkeit oder den Kontrast bei der Aufnahme darf der Anwender bei fast jeder App einstellen. Aber bereits das leichte Drehen des Motivs ist nicht immer möglich.

Ruhige Hand erforderlich.

Die größte Schwachstelle mobiler Scan-Lösungen ist der Mensch. Denn für eine brauchbare Aufnahme, die ein optimales Ergebnis bei der Zeichenerkennung liefert, braucht es nicht nur das richtige Licht, sondern auch noch eine ruhige Hand. Idealerweise ist das Smartphone zum Zeitpunkt der Aufnahme absolut parallel zur Vorlage ausgerichtet. Diesen Idealzustand erreicht ohne weitere Hilfsmittel aber kaum ein Anwender.

Der Zeitfaktor.

Um bestmögliche Arbeitsergebnisse zu erreichen, unterstützen die Apps den Anwender durch Hinweise zur korrekten Ausrichtung der Kamera und blenden auch Hilfslinien ein. Teilweise ist auch eine Automatik enthalten, die die Abmessungen der Vorlage selbsttätig erkennt und den Bildausschnitt ausrichtet. Außerdem muss das Objekt natürlich fokussiert werden. Die gute Nachricht lautet somit, dass es fast unmöglich ist, einen absolut unbrauchbaren Scan zu produzieren. Allerdings dauern Ausrichtung und Aufnahme im Zweifel deutlich länger, als dies bei einem Desktop-Gerät der Fall ist. Wer hier etwas mehr Geld investiert hat, um sich ein Tischmodell mit automatischen Einzug zu leisten, legt einfach den Dokumentenstapel in das Gerät ein und kann sich bereits anderen Aufgaben widmen. Das ist bei mobilen Scannern nicht der Fall.

Für den Gelegenheitsscanner.

Allen Kritikpunkten zum Trotz: Die Apps funktionieren und die Arbeitsergebnisse lassen sich durchaus sehen. Wer nur gelegentlich ein PDF eines Schriftstücks benötigt, kann sich die Investition in einen Desktop-Scanner auf jeden Fall sparen. Diese Aufgabe absolvieren alle Apps anstandslos. Ihre Grenzen erreichen die mobilen Lösungen allerdings bereits, wenn mehrere Dokumente täglich einzulesen sind. Und schon die Anlage eines mehrseitigen Dokuments ist längst nicht mehr so elegant und einfach.

Bemerkenswerte Apps.

In iTunes ist eine überraschend große Zahl an Apps für das Scannen mit dem iPhone versammelt. Darunter stechen aber doch einige Anwendungen hervor.

  • Business Card Reader Pro: Diese App erledigt nur eine Spezialaufgabe, aber die richtig gut. Mit dem kostenpflichtigen Programm werden Visitenkarten fotografiert und per OCR bearbeitet. Das Ergebnis landet dann direkt im Adressbuch des Smartphones. Die Erkennungsrate ist selbst bei exotisch gestalteten Visitenkarten sehr gut. Nutzer, die noch viele solcher Kärtchen einsammeln, etwas nach einem Messebesuch, können mit der App tatsächlich viel Zeit sparen.

  • OneNote: Von Microsoft stammt der kostengünstigste und schnellste Einstieg in die OCR mit dem iPhone. Allerdings landen die Ergebnisse automatisch im cloudbasierten OneNote-Notizbuch, können von dort dann aber auch verteilt und exportiert werden.

  • ScanBot: Stammt aus deutschen Landen und ist eine sehr ausgereifte App für das Scannen und die Zeichenerkennung mit dem Smartphone. Die Dokumente landen auf Wunsch gleich in mehreren Onlinespeichern, wie zum Beispiel Evernote.

  • Filee: Besteht streng genommen nicht nur aus der App, sondern ist gleich ein vollständiges System für die Digitalisierung der Ablage. Eine Vorrichtung, die aus Karton zusammengesteckt wird und gegen Aufpreis erhältlich ist, nimmt das Smartphone auf und sorgt für perfektes Licht während der Aufnahme von Dokumenten. Die App selbst besitzt eine Automatikfunktion, so dass Papiere schneller gewechselt werden können, ohne den Auslöser zu drücken. Einmal gescannt, wird das Dokument in der Cloud abgelegt, die Vorlage wandert in eine mitgelieferte Schachtel. Der Clou: Die App merkt sich die Position des Dokuments im Karton. So wird das Original schnell gefunden, falls es doch noch einmal benötigt wird.

Insofern lässt sich festhalten: Wer nur ab und an ein Dokument einscannen und per Mail verschicken möchte, kann ohne Zweifel auf das iPhone zurückgreifen. Alles, was darüber hinaus geht, bleibt einfacher mit einem Desktop-Scanner. Wir beraten Sie gern, welches für Sie das passende Gerät ist.

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